6 herramientas que permiten a las empresas facturar más rápido, cobrar antes y cumplir con los requisitos normativos
Una facturación adecuada implica mucho más que cumplir con los requisitos de las autoridades fiscales. Implica garantizar que los pagos se reciban a tiempo, reducir los errores administrativos, mejorar la visibilidad del flujo de caja y permitir que los equipos dediquen menos tiempo al papeleo y más a gestionar el negocio. Para muchas organizaciones, la facturación electrónica obligatoria supone el momento ideal para replantearse todo el flujo de trabajo de facturación.
Las empresas que aprovechan esta oportunidad consiguen algo más que el simple cumplimiento normativo. También establecen una estructura administrativa más fiable que respalda el crecimiento con una mayor supervisión y menos obstáculos operativos. Juntas, estas seis plataformas pueden convertir la facturación en un flujo de trabajo eficiente y automatizado que cumple con la legislación vigente.
1. Sage: software de contabilidad y facturación electrónica
Sage proporciona una base central para el proceso. Sus soluciones integran la gestión de ventas, la contabilidad y la facturación electrónica en una única plataforma diseñada para la legislación española, incluyendo los requisitos del sistema Verifactu y la Ley Crea y Crece. Sage te permite crear facturas en formatos estructurados aceptados, transmitirlas a través de los canales pertinentes, recibir las facturas de los proveedores y registrarlas automáticamente.
Esto crea un flujo de trabajo de facturación que evita la introducción duplicada de datos, reduce la probabilidad de errores humanos y ayuda a garantizar que tanto las facturas enviadas como las recibidas cumplan con las obligaciones legales actuales y futuras.
Por qué es importante: Un software de facturación que cumpla con la normativa es la base de todo el flujo de trabajo. Sin él, el resto de herramientas no pueden funcionar de forma eficiente.
2. Expensify: plataforma para gestionar gastos
La gestión financiera depende tanto del control de los gastos como de los ingresos. Expensify permite a los equipos supervisar los gastos en tiempo real fotografiando recibos y facturas, utilizando la extracción automática de datos junto con flujos de trabajo de aprobación integrados. Una vez aprobados, los gastos pasan directamente al software de contabilidad.
Dentro de un flujo de trabajo de facturación electrónica, Expensify apoya el proceso digitalizando también la parte de los gastos, sustituyendo los recibos en papel y las hojas de cálculo que se llevan a mano.
Por qué es importante: La gestión digitalizada de los gastos, conectada con la contabilidad, completa el flujo de trabajo financiero y elimina una fuente frecuente de retrasos y errores administrativos.
3. Pipedrive: plataforma CRM
Cuando los departamentos de ventas y administración usan sistemas distintos, la facturación suele requerir que la información se transfiera manualmente. Después de que un comercial cierre un trato, es posible que un empleado administrativo tenga que volver a introducir los datos del cliente, los conceptos facturables y el importe en el sistema de facturación, lo que aumenta el riesgo de errores.
Pipedrive es un CRM intuitivo y ágil que se integra con soluciones de contabilidad y facturación. Permite que los presupuestos aprobados en el CRM se conviertan automáticamente en facturas, lo que elimina la necesidad de introducir la misma información dos veces. Además, la visibilidad de tu proceso de ventas facilita la previsión de ingresos para el próximo periodo.
Por qué es importante: Conectar la actividad comercial con la facturación reduce los errores de transcripción, agiliza la creación de facturas y mejora las previsiones de ingresos.
4. DocuSign: plataforma de firma digital
Las firmas en papel siguen utilizándose en muchos contratos, propuestas y acuerdos comerciales, lo que genera retrasos evitables al inicio de las relaciones comerciales. DocuSign, la plataforma de firma electrónica más utilizada del mundo, permite enviar, firmar y almacenar documentos digitalmente en cuestión de minutos.
A la hora de facturar, conseguir contratos firmados digitalmente antes de empezar a trabajar con un cliente garantiza que las condiciones de pago queden claramente definidas. Además, reduce la probabilidad de que surjan disputas y ofrece un registro auditable de los acuerdos comerciales.
Por qué es importante: Firmar los acuerdos digitalmente desde el inicio de una relación comercial proporciona una base clara para la facturación y limita los conflictos sobre las condiciones de pago.
5. Planner5D o Miro: Plataforma para la gestión de proyectos y procesos
Para que el proceso de facturación vaya sobre ruedas, es necesario que los procedimientos de apoyo estén bien organizados. Los retrasos en la emisión de facturas no suelen deberse al software en sí, sino a flujos de aprobación internos poco claros: quién revisa la factura, quién la autoriza, quién la envía y en qué plazo. Las plataformas de gestión de procesos como Miro permiten mapear y rediseñar estos flujos de trabajo antes de empezar con la automatización.
Una vez que el procedimiento está documentado y aclarado, el software de facturación se puede automatizar de forma más eficaz y genera menos errores desde el principio.
Por qué es importante: Los flujos de trabajo internos de aprobación y emisión de facturas suelen ser el verdadero cuello de botella. Trazarlos y mejorarlos antes de introducir la tecnología acelera la adopción y reduce los roces operativos.
6. GoCardless: Plataforma de automatización de domiciliaciones bancarias
Los retrasos en el pago de las facturas son una de las principales causas de dificultades de flujo de caja para las pequeñas y medianas empresas. GoCardless es una plataforma de domiciliaciones bancarias que permite a las empresas establecer pagos recurrentes mediante domiciliación, de modo que los fondos llegan en la fecha acordada sin que el cliente tenga que hacer nada manualmente.
Para las empresas que facturan a clientes habituales o mantienen acuerdos de pago recurrentes, GoCardless elimina en gran medida el riesgo de que se produzcan impagos por descuido. Los pagos se asocian automáticamente a las facturas correspondientes, mientras que el estado de cada factura se actualiza en tiempo real en el sistema de gestión.
Por qué es importante: Automatizar los cobros mejora directamente el flujo de caja, reduce el tiempo dedicado a perseguir pagos y crea un ciclo de cobro más fácil de predecir y gestionar.
Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica
¿Qué formatos de factura electrónica se pueden usar en España? Los formatos aceptados incluyen Facturae, UBL y el formato XML de CEFACT de la ONU, entre otros. A la hora de facturar a las administraciones públicas, Facturae y la plataforma FACe son los canales estándar. El software de facturación homologado genera automáticamente el formato adecuado según el destinatario.
¿Tienen que cumplir los autónomos con los requisitos de la facturación electrónica? Sí, aunque el calendario de implantación obligatoria depende de la facturación anual. En una primera fase, la obligación afectará a las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros. Posteriormente, se ampliará al resto de empresas y autónomos. No obstante, todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas desde el principio, independientemente de su tamaño.
¿Cuánto tiempo se tarda en implantar un software de facturación electrónica? Las pymes y los autónomos pueden configurar un software de facturación electrónica como Sage en solo unos días. Actualizar los registros de clientes con los datos necesarios para la facturación electrónica y adaptar los procedimientos internos suele llevar más tiempo. Empezar el proceso con bastante antelación sigue siendo la mejor estrategia.
¿Se puede seguir usando el software actual después de actualizarlo? Esto depende de si el proveedor del software ha adaptado su solución para cumplir con los requisitos de Verifactu y la Ley «Crea y Crece». Las empresas deben comprobar que su software actual aparece en la lista de soluciones certificadas y aprobadas. Si no es así, es un buen momento para buscar una alternativa que garantice el cumplimiento normativo tanto actual como futuro.
¿Qué ventajas ofrece la facturación electrónica, además del cumplimiento legal? Las ventajas operativas son claras: menos errores al introducir datos, un ciclo de cobro más rápido, menores costes de gestión por factura, mejor trazabilidad de los documentos y mayor visibilidad en tiempo real del flujo de caja. Las empresas que han adoptado la facturación electrónica de forma proactiva suelen destacar una mayor eficiencia administrativa y plazos de cobro más cortos.